根據(jù)貨運(yùn)代理的工作特點(diǎn)，日常工作中上海進(jìn)出口貨運(yùn)代理的操作流程分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：接單、訂艙、拖車(chē)/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件等。

一、貨代操作流程的接單部分

原則上，訂單接收工作應(yīng)成為日常生活中的優(yōu)先工作環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，訂單接收必須快速、高效，并在第一時(shí)間內(nèi)確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并安排。訂單接收人員一般要求在收到委托書(shū)后15分鐘內(nèi)5分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。審核客戶(hù)委托內(nèi)容；確認(rèn)客戶(hù)服務(wù)要求；確認(rèn)運(yùn)價(jià)、確認(rèn)倉(cāng)位（客戶(hù)服務(wù)或訂單接收人員）

二、貨代操作流程的訂艙部分

一般來(lái)說(shuō)，上海進(jìn)出口貨代預(yù)訂時(shí)間必須在開(kāi)航日7天前安排。對(duì)于可以提前接受委托的船舶公司，應(yīng)爭(zhēng)取第一批訂艙，并在旺季根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前；一般要求在預(yù)訂5工作日前完成訂艙。對(duì)于在此期限內(nèi)的業(yè)務(wù)委托，一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，不得超過(guò)一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。

三、拖車(chē)/內(nèi)裝(調(diào)度)

客戶(hù)委托的拖車(chē)。內(nèi)部或報(bào)關(guān)要求必須根據(jù)船舶公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行預(yù)審。盡量與客戶(hù)協(xié)商調(diào)整隱患的不合理安排，并告知原因和風(fēng)險(xiǎn)。在船舶公司的免費(fèi)箱期內(nèi)，安排拖車(chē)柜進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，避免額外費(fèi)用。

如發(fā)生超額堆放費(fèi)用。超期柜租金等額外費(fèi)用，應(yīng)立即通知客戶(hù)，要求其書(shū)面確認(rèn)和登記客戶(hù)業(yè)務(wù)退款，并確認(rèn)是否發(fā)生拖車(chē)安排的初始費(fèi)用。如有預(yù)付費(fèi)，應(yīng)立即通知客戶(hù)，并要求其書(shū)面確認(rèn)和登記。

四、進(jìn)出口貨代操作流程的報(bào)關(guān)部分(操作員)

(1)安排前可獲得相關(guān)銷(xiāo)售或客服確認(rèn)。

(2)根據(jù)船舶公司、碼頭、航線、貨物等情況，前瞻性判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如果客戶(hù)的具體情況存在沖突，必須與客戶(hù)友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)。

(3)在與客戶(hù)約定報(bào)關(guān)日期的前一個(gè)工作日再次與客戶(hù)確認(rèn)報(bào)關(guān)材料的發(fā)送情況。

(4)收到報(bào)關(guān)材料后，應(yīng)立即預(yù)審報(bào)關(guān)材料，并立即處理問(wèn)題。

(5)在約定的報(bào)關(guān)日期前一個(gè)工作日下班前，將完整的報(bào)關(guān)材料送報(bào)關(guān)行。

(6)對(duì)于報(bào)關(guān)材料，要求復(fù)印留底；對(duì)于核銷(xiāo)單等重要報(bào)關(guān)材料，必須進(jìn)行登記。

(7)跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果。

五、進(jìn)出口貨代操作流程相關(guān)文件部分

1、提單確認(rèn)(文件員)

(1)提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送，提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送應(yīng)及時(shí)，一般必須在預(yù)定航天前2個(gè)工作日發(fā)送。

(2)催促提單確認(rèn)。